做跨境代购，怎样把接单、采购和发货理清楚？

先从一笔容易出错的订单说起

顾客发来一张帆布包的照片，说要绿色、小号。你问清数量、报了价，过了两天买到货，准备打包时却发现：她后来又在聊天里改过地址。

这样的单，一笔还能记住，几笔同时进行，就得反复翻消息。做代购要整理的，也不只是“谁买了什么”，还有钱是否到账、东西买到没有、现在在哪一段运输、遇到缺货怎么处理。

下面以一家从日本采购生活杂货、面向香港顾客的代购商城为例，讲讲 Infoholder Studio 能把哪些工作放到一起。店铺和商品情境用于说明，并非真实客户案例。

1. 让顾客选规格，不要只留一张商品图

先把经常接的商品整理出来，比如帆布包、手账本和家居小物。每件商品写清尺寸、材质、包装数量，以及顾客实际能选的颜色或规格。

同一款包的“米白／小号”和“绿色／大号”要分开设置规格、SKU 和售价。顾客在商品列表或详情页选好规格，再加入购物车，订单里就能保留对应的选择和数量。拣货时按订单核对，比凭聊天里的简称判断稳妥。

App Studio 的代购商品还能记录来源国家、来源店铺、链接、来源币种及价格，以及预计采购和运到商户手上的天数。顾客端可显示来源国和预计寄出提示。时间要按自己的实际经验填写，别把预计寄出写成保证到货。

来源店铺和当地原价默认不公开；如果你希望把它们展示给顾客，可以在商店设置里打开。来源链接保留在商户侧。

2. 报价先讲清：商品多少钱，结账还要付什么

假设这家店以港币结账，就先确定商店币种，再为每个规格设置港币售价。你记录的日元来源价不会自动变成售价，还需要自己考虑采购成本、运输、包装和服务成本。

如果想方便其他地区的顾客比较价格，可以设置参考显示币种和换算率。这里用的是商户设置的汇率；顾客实际结账仍使用商店币种。不要把页面上的参考金额当成另一种币种的收款承诺。

配送方式、运费和税费承担方式也要在接单前说明。商城结账可以列出已配置配送方式的运费；价格说明则可展示价格含税、进口税费已含或由收货人承担等信息。税费说明本身不会替订单计算关税，填写内容要和实际做法一致。

3. 收到一笔单，要能看到完整资料

店面连接实际商店后，顾客可以选商品、加购物车，进入结账，填写联系和收货资料。商户侧能查看订单中的商品、规格、数量、收货地址及联系资料，不用再从几段对话拼出一张发货单。

在线付款要先开通对应商店的收款连接，当前实现包含 Stripe Connect 和 PayPal；是否能使用还取决于商户账户及通道条件。店面发布了，不等于收款已经准备好。分享给顾客之前，先检查结账能否走通。

顾客完成邮箱验证后，可以进入“我的订单”查看自己的订单。把查单入口一并发给顾客，比每次只回复一句“还在等”更有用。

4. 买到了就更新采购进度，但不要直接标成已发货

代购模式下，后台有一组独立的采购进度：等待采购、采购中、已购得、已到集货仓、国际运输中、本地派送中。商户可以更新进度、写备注，并查看历史记录。

顾客看到的是简化后的阶段，比如“正在为你采购”“已买到，正在集货”。这些信息来自商户更新，不是系统自动向海外店铺或仓库查询的结果。

可以给自己定个简单习惯：采购回来更新一次，交运以后再更新一次。内部备注只写同事处理订单需要的信息；给顾客的进度要和事实一致。

“已购得”表示东西买到了。真正寄出时，还要处理发货状态并填写物流单号。这两步分清楚，就不容易出现顾客以为已经寄出、商户其实还在集货的误会。

5. 打包前看订单，寄出后让顾客查得到

打包时依次核对收件信息、商品规格和数量。已经拆成多个包裹的订单，可以按包裹查看商品并分别推进发货状态；每个包裹的单号也要对应正确。

“我的订单”可以显示商品、金额、采购阶段和物流单号；有物流查询链接时，顾客可以继续打开查询。它方便顾客找资料，具体物流轨迹仍以承运商的信息为准。

如果顾客下单后要求改地址，先确认这笔单是否已经打包、交运，再按实际可用的处理方式核实和修改。不要只在聊天里答应，却继续照旧地址寄出。

6. 缺货时，把取消、退款和沟通都办完

买不到指定颜色，就先和顾客确认是否换款或取消，不要直接拿另一种颜色替代。处理时，除了订单状态，还要看支付和退款记录。

App Studio 后台有取消订单、按付款记录处理退款及查看退款记录的入口，具体可执行的操作以订单状态和收款通道为准。取消了订单，也要核对钱是否退回；已发起退款，还要按支付通道显示的结果跟进。