做跨境代購，怎樣把接單、採購和發貨理清楚？

先從一張容易出錯的訂單說起

顧客傳來一張帆布袋的照片，說要綠色、小號。你問清數量、報了價，兩天後買到貨，準備包裝時才發現：她後來又在聊天裏改過地址。

一張訂單還能記住，幾張同時進行，就得反覆翻訊息。做代購要整理的，還有款項是否到帳、貨品買到沒有、現在在哪段運輸，以及缺貨時怎樣處理。

以下以一家從日本採購生活雜貨、服務香港顧客的代購商城作例子。店鋪及商品情境用於說明，並非真實客戶案例。

1. 讓顧客選規格，不要只留一張商品圖

先整理經常接單的貨品，例如帆布袋、手帳簿和家居小物。每件商品寫清尺寸、材質、包裝數量，以及顧客實際可選的顏色或規格。

同款袋的「米白／小號」和「綠色／大號」分開設定規格、SKU 及售價。顧客在商品列表或詳情頁選好，再加入購物車，訂單就會保留對應選擇與數量。採購和執貨時按訂單核對，比憑聊天中的簡稱判斷穩妥。

代購商品還能記錄來源國家、店鋪、連結、來源幣種及價格，以及預計採購和運到商戶手上的天數。店面可顯示來源國和預計寄出提示。時效要按實際經驗填寫，別把預計寄出寫成保證到貨。

來源店鋪與當地原價預設不公開；如希望展示，可在商店設定裏開啟。來源連結保留在商戶側。

2. 報價先講清，結帳還要付甚麼

假設這家店以港幣結帳，就先確定商店幣種，再為每個規格設定港幣售價。記錄的日圓來源價不會自動變成售價，採購、運輸、包裝和服務成本仍需自己計算。

其他顯示幣種可按商戶設定的匯率換算，方便比較；實際結帳仍使用商店幣種。不要把參考金額當成接受另一種幣種付款的承諾。

接單前也要講清配送方式、運費和稅費承擔方式。結帳可列出已設定配送方式的運費；價格說明可顯示價格含稅、進口稅費已含或由收貨人承擔等資料。這些說明本身不會計算關稅，文字要符合實際做法。

3. 收到一張單，要看得到完整資料

店面連接實際商店後，顧客可選商品、加入購物車，結帳時填寫聯絡和收貨資料。商戶側可一起查看商品、規格、數量、地址及聯絡資料，不用從幾段對話拼出一張發貨單。

網上付款需要先為該商店開通收款連接，目前實作包括 Stripe Connect 和 PayPal，能否使用視乎商戶帳戶及通道條件。發佈店面不代表收款已準備好，分享給顧客前先檢查結帳流程。

顧客完成電郵驗證後，可以在「我的訂單」查看自己的訂單。把查單入口一起發給顧客，讓他們日後找得到資料。

4. 買到了就更新採購進度，但不要直接標成已發貨

代購模式有獨立的採購進度：等待採購、採購中、已購得、已到集貨倉、國際運輸中、本地派送中。商戶可更新階段、寫備註，並查看歷史記錄。

顧客看到的是簡化後的階段，例如「正在為你採購」「已買到，正在集貨」。資料來自商戶更新，並非系統自動向海外店鋪或倉庫查詢。

可以養成兩個習慣：採購回來更新一次，交運後再更新一次。備註寫同事處理訂單需要的資料，顧客看到的進度則要和事實一致。

「已購得」表示貨品已買到。真正寄出時，仍要處理發貨狀態並填入物流單號，避免顧客以為已寄出，實際卻仍在集貨。

5. 包裝前看訂單，寄出後查得到

封箱前核對收件資料、商品規格和數量。已拆成多個包裹的訂單，可按包裹查看商品並分別推進發貨狀態，單號也要對應正確。

「我的訂單」可顯示商品、金額、採購階段及物流單號；有查詢連結時，顧客可以打開查詢。具體物流軌跡仍以承運商資料為準。

如果顧客下單後要求改地址，先確認是否已包裝或交運，再按可用流程核實及修改。不要只在聊天裏答應，卻繼續照舊地址寄出。

6. 缺貨時，把取消和退款都辦完

買不到指定顏色，先問顧客是否換款或取消，不要自行拿另一種顏色替代。

商戶後台有取消訂單、按付款記錄處理退款及查看退款記錄的入口，可執行操作視乎訂單狀態和收款通道。取消訂單後，也要核對款項是否退回；已發起退款，則按通道顯示的結果跟進。

第一次用，先把十件商品跑順

選十件規格清楚、供應相對穩定、採購方式也熟悉的商品：